Thứ Hai, 4 tháng 6, 2018

Phạm Anh Tuấn

Kỹ năng Quản lý thời gian, Lập kế hoạch và Đạt được mục tiêu

1. Thời gian là gì? 
Thời gian là một thuộc tính của vận động và phải được gắn với vật chất, vật thể. Giả sử rằng nếu mọi vật trong vũ trụ đứng im, khái niệm thời gian trở nên vô nghĩa. Các sự vật luôn vận động song hành cùng nhau. Có những chuyển động có tính lặp lại, trong khi đó có những chuyển động khó xác định. Vì thế để xác định thời gian, người ta so sánh một quá trình vận động với một quá trình khác có tính lặp lại nhiều lần hơn, ổn định hơn và dễ tưởng tượng hơn.

2. Đặc điểm vật lý của thời gian
- Thời gian trôi và không bao giờ quay trở lại
- Thời gian là hữu hạn (1 ngày có 24 giờ, 1 tuần có 7 ngày ...)
- Mất nhiều thời gian tức là có ít cơ hội làm những điều quan trọng cần thiết

3. Giá trị của thời gian
- Để biết được giá trị của MỘT NĂM, hãy hỏi một học sinh bị ở lại một lớp.
- Để biết được giá trị của MỘT THÁNG, hãy hỏi một người mẹ sinh con thiếu tháng.
- Để biết được giá trị của MỘT TUẦN, hãy hỏi biên tập viên của một tuần báo.
- Để biết được giá trị của MỘT GIỜ, hãy hỏi những người yêu nhau đang mong chờ được gặp nhau.
- Để biết được giá trị của MỘT PHÚT, hãy hỏi một người bị lỡ chuyến bay.
- Để biết được giá trị của MỘT GIÂY, hãy hỏi một người vừa thoát khỏi một tai nạn.
- Để biết được giá trị của MỘT PHẦN NGÀN GIÂY, hãy hỏi người vừa nhận được huy chương bạc trong kỳ thi Olympic.

4. Lợi ích khi quản lý thời gian tốt
- Giúp bạn luôn tư duy tích cực, sống ở đây lúc này, với tâm không vướng mắc
- Làm việc hiệu quả hơn và làm được nhiều việc hơn
- Cảm thấy bớt căng thẳng và lo lắng
- Có nhiều thời gian hơn để làm những điều bạn thích
- Tăng sự tự tin và cảm thấy tự do
- Các mối quan hệ với người khác tốt hơn và tích cực hơn

5. Những kẻ đánh cắp thời gian
1. Mất tập trung do bị công nghệ làm chủ (điện thoại di động, tin nhắn, facebook, email, tin tức …)
2. Chờ đợi, kẹt xe, làm theo đám đông
3. Không có lịch làm việc trước
4. Luôn luôn bận rộn, liên tục giao tiếp náo nhiệt
5. Luôn bị chi phối bởi những điều xung quanh, đang làm việc này thì chuyển qua việc khác
6. Không biết rõ mục tiêu của mình hoặc có quá nhiều mục tiêu cùng lúc
7. Cố gắng uyên bác tất cả mọi thứ, biết mọi tin tức, tò mò mọi điều nhưng mang tính giải trí
8. Để thời gian trôi vô bổ mà không học hỏi (thời gian chờ đến giờ học, đi xe bus,…)
9. Ít suy nghĩ trước khi hành động, làm nhiều việc không quan trọng
10. Dậy trễ, ngủ quá nhiều…

6. Vậy quản lý thời gian là gì?
- Là quản lý thời gian thực chứ không phải thời gian đồng hồ
- Trong 24 giờ có người làm được nhiều việc, có người làm được ít việc, lý do là cách quản lý thời gian của họ khác nhau.

7. Các bước để quản lý thời gian
Chúng ta sử dụng thời gian để đạt được những mục tiêu trong cuộc đời. Mỗi người có những mục tiêu khác nhau nên sẽ có kế hoạch sử dụng thời gian khác nhau.
(1) Như vậy, bước đầu tiên là chúng ta cần xác định mục tiêu của mình, nghĩa là nơi mình muốn đến.
(2) Sau đó, chúng ta cần lập kế hoạch chi tiết gồm các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
(3) Hoàn thành các công việc theo kế hoạch đã có.

Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng thực hiện đúng mọi điều theo kế hoạch đã đề ra, nên chúng ta cần sử dụng ma trận thời gian để đảm bảo hiệu quả quản lý thời gian, trong đó ưu tiên thực hiện những việc quan trọng nhất ảnh hưởng đến mục tiêu. Vì thời gian có hạn nên chúng ta dùng deadline để đảm bảo thời gian hoàn thành các mục tiêu. Trong suốt quá trình đó, chúng ta có thể sử dụng các công cụ và kỹ thuật để quản lý thời gian tối ưu.

1. Đặt mục tiêu bạn muốn đạt được -> 2. Lập kế hoạch để đạt được mục tiêu
-> 3. Vẽ ma trận thời gian để sắp xếp các công việc

8. Các công cụ hỗ trợ

5 Tiêu chuẩn đặt mục tiêu:
1. Specific - cụ thể, dễ hiểu
- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40% thị phần.
- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.
2. Measurable – đo lường được
- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
3. Achievable – vừa sức
- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu để rồi không thể đạt nổi.
- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt mục tiêu trở thành ngôi sao ca nhạc. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.
4. Realistics – thực tế
- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của bạn hoặc doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.
5. Timebound – có thời hạn
- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn, hoặc sẽ mãi mãi không hoàn thành.
- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

Lập kế hoạch cho việc gì?
- Các mục tiêu chiến lược
- Phải có tính quan trọng
- Phải có lịch làm việc ưu tiên cho những việc QUAN TRỌNG NHẤT.

Ma trận quản lý thời gian
- Bước 1: Vẽ ma trận thời gian

Khẩn cấpKhông khẩn cấp
Quan trọng(1)(2)
Không quan trọng(3)(4)
- Bước 2: Liệt kê các công việc theo kế hoạch

Khẩn cấpKhông khẩn cấp
Quan trọng- Khủng hoảng
- Các vấn đề cấp bách
- Các dự án đến hạn
- Công việc tồn đọng
- Làm việc trong C/ lược
- Xây dựng quan hệ
- Tìm kiếm cơ hội
- Lập kế hoạch
Không quan trọng- Các việc đột xuất
- Thư từ, e-mail
- Họp hành
- Các vấn đề cấp bách
- Các công việc vô bổ
- Nghịch Điện thoại
- Tán gẫu
- Hoạt động “giải trí”
- Bước 3: Thực hiện theo nguyên tắc:

Khẩn cấpKhông khẩn cấp
Quan trọngLàm ngayCó lịch làm việc, nhưng kiên quyết
Không quan trọngGiao cho người khácChỉ làm nếu còn thời gian

Quá phức tạp? Bạn có đang làm khó chính mình?
- Phương pháp sắp xếp công việc ảnh hưởng rất lớn đến quỹ thời gian
- Thời gian mà bạn dành cho các công việc ở mức độ không khẩn cấp, không quan trọng chiếm bao nhiêu % lượng thời gian 1 ngày?

Một ví dụ nho nhỏ về cuộc sống của người chưa biết quản lý thời gian
Dành thời gian phần lớn cho việc:
- Giải trí
- Theo dõi tin tức vô bổ
- Lướt facebook và mạng xã hội
- Nhậu nhẹt, game, nhắn tin
- Luôn đa nhiệm và sao lãng
- Làm những điều không quan trọng
Bạn sẽ thay đổi ngay bây giờ hay cứ để mãi mãi như thế? Nếu như thế thì tương lai của bạn sẽ thế nào?

Không cần phải là chuyên gia, bắt tay ngay vào thôi:
- Phương pháp quản lý công việc đơn giản nhất là gán cho các công việc hàng ngày của bạn 1 mức độ ưu tiên phải làm: khẩn cấp, quan trọng, ít quan trọng
- Tất cả mọi việc được liệt kê đều phải phân loại theo mức độ quan trọng và khẩn cấp 
- Chỉ làm những việc quan trọng nhất 
- Chỉ làm những việc liên quan và hướng đến mục tiêu
- Trước khi làm việc gì cần suy xét đó có phải là việc nên làm
- Ghi ra 5 mục tiêu lớn nhất mà bạn dành ít nhất 80% thời gian để đạt được
- Không bao giờ làm những việc mà không liên quan đến 5 mục tiêu quan trọng nhất đã đặt ra
Ví dụ:
5 mục tiêu quan trọng nhất trong cuộc đời bạn là gì?
5 điều lớn nhất bạn muốn thực hiện trong 10 năm tới?
5 điều lớn nhất bạn muốn đạt được trong năm nay?
5 điều lớn nhất bạn muốn thực hiện trong tháng này/tuần này/hôm nay?

Ghi nhớ
- Nền tảng để đạt được các mục tiêu: HẠNH PHÚC
- Biểu hiện của quản lý thời gian hiệu quả: HOÀN THÀNH ĐÚNG DEADLINE

Deadline - Điều tuyệt vời nhất thế gian
1. Đối với tổ chức
- Deadline giúp các phòng ban quản lý thời gian và khối lượng công việc - việc nào phải xong khi nào, để công việc không bị trì trệ và dồn đống đến ngợp thở.
- Deadline giúp phối hợp công việc của một nhóm hay nhiều nhóm. Nếu không có deadline, người thì xong tuần này, người thì xong… trong năm tới, vậy thì không thể phối hợp được.
- Deadline còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trên thương trường. Cùng một loại dịch vụ, như thành lập một công ty kinh doanh, công ty nào làm nhanh hơn thì thân chủ hay khách hàng càng thích. Hoặc cùng một loại sản phẩm như nhau, công ty nào trình làng trước thì thường thắng.
2. Đối với cá nhân
- Deadline giúp ta quản lý thời gian và khối lượng công việc - việc nào phải xong khi nào, để ta không bị dồn đống công việc đến ngợp thở.
- Deadline gợi hứng cho ta làm việc. Nếu không có deadline công việc có thể nằm ì đó đến… ngày tận thế. Vì vậy, nếu bạn muốn làm gì đó như là bỏ hút thuốc hay học yoga, thì đừng nói “sẽ”, mà hãy cho mình một deadline.
- Deadline giúp ta có thói quen làm việc siêng năng và hữu hiệu trong mọi chuyện.
- Deadline làm ta hết lười.
- Deadline giúp ta ngày nào cũng đến gần mục tiêu hơn.
- Deadline cho ta cảm giác là mình đang luôn luôn tiến bước, luôn luôn gặt hái.

Tự do là gì?
Tự do nhất của bạn chỉ có được khi bạn thực hiện kỷ luật nghiêm, đặc biệt là với deadline.

Mối liên hệ giữa SMART và Deadline
Điều quan trọng là ta cần có deadline thực tế cho mọi việc - chọn deadline mà ta có thể đạt được với chỉ một chút áp lực. Deadline luôn luôn tạo áp lực không nhiều thì ít, vì nếu không có áp lực thì không thúc đẩy ta được. Nhưng bí quyết là đặt deadline để ta có thể làm việc với một chút áp lực mà thôi, mà không bị stress vì deadline quá gấp, không thể đạt được.

Tinh yếu của Quản lý thời gian
- Đó là tư duy tích cực, là sống ở đây lúc này, là tập trung tất cả năng lượng cho việc ta đang làm
- Làm 1 việc với tất cả đam mê
- Dành toàn bộ tâm trí cho việc đang làm

Key words:
- Mệnh giá của đơn vị thời gian
- SMART
- Ma trận quản lý thời gian
- Quyền ưu tiên với big 5
- Deadline
- Tư duy tích cực
- Quản lý bản thân